Tutto quello che chiede il D.Lgs. 81/2008, in un posto solo.
Dai file che hai già al kit per l’ispezione: ecco, passo dopo passo, cosa fa uSafe e chi fa cosa tra azienda, dipendenti, RSPP, enti formatori e medici competenti.
Chi fa cosa, schermata per schermata.
Scegli un flusso e clicca il bottone che lampeggia: vedi cosa fa l’azienda, cosa riceve il dipendente via email o SMS e come RSPP, enti formatori e medici competenti chiudono il giro.
- Azienda
- Dipendente
- Guanti antitaglio
- Taglia M · 2 paia
- Guanti per il calore
- Taglia M · 1 paio
- Calzature antiscivolo
- Taglia 43 · 1 paio
- Invio
- SMS al numero in anagrafica
1 · L’azienda prepara il verbaleDalla scheda di Tommaso sceglie Consegna DPI, indica i dispositivi consegnati e invia il verbale via SMS.
L’azienda consegna i DPI, il dipendente firma dal telefono e il verbale torna nel fascicolo.
Dall’avviso della scadenza all’attestato nel fascicolo, con l’ente formatore che organizza l’edizione.
L’azienda registra l’assunzione, uSafe apre le scadenze, la dipendente sa cosa la aspetta e l’RSPP valida quello che ha già.
Il medico competente convoca il dipendente e carica il giudizio: all’azienda arriva l’esito, senza diagnosi.
Dall’Excel all’ispezione, in otto passi.
Ogni modulo fa una cosa sola e la fa fino in fondo. Ecco come si incastrano, nell’ordine in cui li userai.
- dipendenti.xlsxColonne mappateImportato
- attestati.zipPDF abbinati per codice fiscaleImportato
- Riga 7Codice fiscale non validoDa correggere
- 2 PDFNessun dipendente corrispondenteDa abbinare
- Marco EspositoCuoco · Sede NavigliVerde
- Sara ColomboCameriera · Sede NavigliGiallo
- Francesca MarinoAssunta il 10/10/2026Giallo · 16 gg
- Luca FerrariAiuto cuoco · Sede IsolaRosso
- Paolo MorettiBaristaCessato
- Formazione generaleLuca FerrariDa validare
- Formazione specifica · rischio bassoFrancesca MarinoDa validare
- Idoneità alla mansioneFrancesca MarinoDa validare
- DVR v2Sede Navigli · sostituisce la v1Validato
- Formazione specifica · rischio bassoSara Colombo · 30/10/2026Scade tra 6 gg
- DVRSede Navigli · 10/11/2026Scade tra 17 gg
- Addetto antincendio · livello 1Chiara Gallo · 15/11/2026Scade tra 22 gg
- Corso datore di lavoroAzienda · 20/11/2026Scade tra 27 gg
- Idoneità alla mansioneDavide Romano · 02/10/2026Scaduto
- Formazione generale · ED-2026-02104/11/2026 · date da confermareIn programmazione
- Addetto antincendio · livello 1Chiara Gallo · ordine #1042Da programmare
- Visita medicaDavide RomanoPrenotata
- Consegna DPI · Andrea ContiInviato via SMSIn attesa di firma
- Consegna DPI · Sara ColomboFirmato e confermato con OTPDa validare
- Tesserino · Marco EspositoFirmato il 12/09/2026Valido
- Verbale consegna DPIDa fareDa firmare
- Formazione specifica · rischio bassoLe mie scadenzeValido
- Visita medicaProssimi appuntamentiPrenotata
- Addetti antincendio della sedeI tuoi riferimenti2 persone
- 01Import e onboarding
Parti da quello che hai già.
Ci mandi l’Excel o il CSV di sedi e dipendenti e i PDF di attestati e idoneità. Li importiamo noi, li abbiniamo per codice fiscale e ti mandiamo il report degli errori.
Mappatura delle colonne
Usi il nostro modello o il tuo file: abbiniamo le colonne in fase di import.
PDF per codice fiscale
Carichiamo in blocco attestati e idoneità e li assegniamo al dipendente giusto.
Report degli errori
Righe da correggere e file senza abbinamento, elencati prima della conferma.
Invito al primo utente
Il primo utente imposta la password, accetta il DPA e autorizza RSPP e uSafe.
Onboarding e importTrattoria Da Mario- dipendenti.xlsxColonne mappateImportato
- attestati.zipPDF abbinati per codice fiscaleImportato
- Riga 7Codice fiscale non validoDa correggere
- 2 PDFNessun dipendente corrispondenteDa abbinare
- 02Dipendenti e semaforo
Un semaforo per ogni dipendente.
Anagrafica, mansione e sede di ogni lavoratore, con formazione, idoneità, DPI, contratto e storico. Il colore dice subito chi è in regola.
Aggiungi dipendente
Anagrafica, sede, mansione e data di assunzione: il sistema genera le scadenze previste.
Ha già la formazione?
Se sì carichi gli attestati. Se no il dipendente parte rosso, o giallo con 30 giorni per bar, ristoranti e alberghi.
Eventi
Cambio mansione, cessazione e rientro aggiornano le scadenze; lo storico resta.
Scheda in PDF
Esporti la scheda del dipendente con tutte le sue voci.
DipendentiTrattoria Da Mario · 10 attivi- Marco EspositoCuoco · Sede NavigliVerde
- Sara ColomboCameriera · Sede NavigliGiallo
- Francesca MarinoAssunta il 10/10/2026Giallo · 16 gg
- Luca FerrariAiuto cuoco · Sede IsolaRosso
- Paolo MorettiBaristaCessato
- 03Documenti e validazione
Ogni documento al suo posto, già controllato.
Attestati, giudizi di idoneità, DVR e nomine con versioni e stato. Prima della validazione uSafe controlla ore e modalità; chi valida lo stabilisce il catalogo.
Versioni e stato
Caricato, validato, respinto, sostituito: lo storico di ogni documento resta.
Controlli automatici
Ore e modalità confrontate con il catalogo prima che il documento arrivi al validatore.
Respinto con motivo
Chi ha caricato il documento riceve un’email con il motivo del rifiuto.
Richiesta all’RSPP
Se hai solo una foto, chiedi all’RSPP di caricare il documento: riceve la notifica.
Da validareTrattoria Da Mario · RSPP Laura Bianchi- Formazione generaleLuca FerrariDa validare
- Formazione specifica · rischio bassoFrancesca MarinoDa validare
- Idoneità alla mansioneFrancesca MarinoDa validare
- DVR v2Sede Navigli · sostituisce la v1Validato
- 04Scadenzario
Nessuna scadenza ti coglie di sorpresa.
Tutte le scadenze di dipendenti, sedi e azienda in un elenco o in calendario, con filtri per stato, tipo, sede e periodo. uSafe scrive a HR e RSPP sette giorni prima e il giorno stesso.
Dal catalogo
Ore, validità e decorrenza di ogni tipo di documento: per esempio formazione generale entro 60 giorni dall’assunzione.
Elenco o calendario
Filtri per stato, tipo, sede e periodo. Apri la voce o esporti l’elenco filtrato.
Email 7 giorni prima
HR e RSPP ricevono un’email sette giorni prima e il giorno della scadenza, con il link alla voce.
Compra ora
Dalla voce in scadenza prenoti corso o visita per uno o più dipendenti.
ScadenzarioTrattoria Da Mario · prossimi 30 giorni- Formazione specifica · rischio bassoSara Colombo · 30/10/2026Scade tra 6 gg
- DVRSede Navigli · 10/11/2026Scade tra 17 gg
- Addetto antincendio · livello 1Chiara Gallo · 15/11/2026Scade tra 22 gg
- Corso datore di lavoroAzienda · 20/11/2026Scade tra 27 gg
- Idoneità alla mansioneDavide Romano · 02/10/2026Scaduto
- 05Corsi e visite
Dalla scadenza al corso, in pochi clic.
Prenoti corsi e visite per uno o più dipendenti dalla voce in scadenza. uSafe organizza l’edizione con l’ente formatore o la visita con il medico competente, e l’attestato torna nel fascicolo.
Singolo o in blocco
Un corso o una visita per uno o più dipendenti, con un solo ordine.
Date da confermare
L’ente propone le date, tu le confermi da Corsi e visite.
Convocazioni
Ogni partecipante riceve data, luogo e il file per il calendario, e conferma di averla letta.
Attestato nel fascicolo
A corso concluso l’ente firma gli attestati e la voce torna verde.
Corsi e visiteTrattoria Da Mario- Formazione generale · ED-2026-02104/11/2026 · date da confermareIn programmazione
- Addetto antincendio · livello 1Chiara Gallo · ordine #1042Da programmare
- Visita medicaDavide RomanoPrenotata
- 06Firma verbali DPI
Verbali DPI firmati dal telefono.
Il dipendente riceve un link via email o SMS, legge il verbale, firma col dito o col nome e conferma con un codice. Il verbale firmato e datato entra nel fascicolo.
1 · Prepari il verbale
Dalla scheda dipendente scegli Consegna DPI o Tesserino e i dispositivi consegnati.
2 · Il dipendente legge
Apre il link, legge il verbale e conferma di averlo letto.
3 · Firma
Col dito sullo schermo, oppure scrivendo nome e cognome.
4 · Conferma con OTP
Inserisce il codice a 6 cifre: il verbale entra in Da validare.
VerbaliTrattoria Da Mario- Consegna DPI · Andrea ContiInviato via SMSIn attesa di firma
- Consegna DPI · Sara ColomboFirmato e confermato con OTPDa validare
- Tesserino · Marco EspositoFirmato il 12/09/2026Valido
- 07Area dipendente
Ogni lavoratore sa cosa lo aspetta.
Un’area personale facoltativa: il dipendente vede le sue scadenze, i suoi documenti, i corsi e le visite in programma e firma i verbali. Vede solo i propri dati.
Panoramica
Sei in regola, voci in scadenza o scadute, e le cose da fare.
Corsi e visite
Appuntamenti con data confermata e convocazioni da leggere.
Firme
Verbali da firmare e storico dei verbali firmati.
I tuoi riferimenti
Referenti aziendali, RSPP, addetti antincendio e primo soccorso della sede.
Ciao Andrea1 voce in scadenza o in verifica- Verbale consegna DPIDa fareDa firmare
- Formazione specifica · rischio bassoLe mie scadenzeValido
- Visita medicaProssimi appuntamentiPrenotata
- Addetti antincendio della sedeI tuoi riferimenti2 persone
- 08Kit ispezione
All’ispezione, tutto pronto in un clic.
I documenti che l’ispettore chiede ai sensi del D.Lgs. 81/2008, ordinati e indicizzati in un unico archivio da consegnare o inviare. Lo prepara l’azienda, o il suo RSPP, dalla dashboard.
Un unico ZIP
Azienda, sedi e lavoratori in cartelle, con il documento validato e in corso di ogni voce.
Indice con gli articoli
Per ogni adempimento l’articolo del D.Lgs. 81/2008, lo stato, la scadenza e il file nello ZIP.
Cosa manca, in chiaro
Le voci scadute, mancanti o in validazione sono elencate in Da completare, dalla più grave.
Chi lo prepara
Gli utenti dell’azienda o l’RSPP autorizzato. Ogni esportazione resta nel registro.
Anteprima dello ZIPCosa contiene il kitkit_ispezione_trattoria-da-mario.zip00 Indice del kit.pdf01 Azienda/Nomina RSPP.pdf · Nomina medico competente.pdf02 Sedi/Sede Navigli/DVR.pdf · Piano di emergenza.pdf · Nomina RLS.pdf03 Lavoratori/Caruso Tommaso/Formazione generale.pdf · Verbale consegna DPI.pdf
Domande frequenti
Che formato deve avere l’Excel?
Ti diamo un modello con le colonne previste. Se usi il tuo file, mappiamo le colonne durante l’import.
Posso importare più sedi?
Sì. Ogni sede ha le sue voci, come DVR e piano di emergenza, e i suoi dipendenti.
Cosa succede quando un dipendente cambia mansione?
Registri l’evento dalla scheda: uSafe apre le nuove scadenze previste, come formazione specifica e visita.
E quando lascia l’azienda?
Registri la cessazione: gli avvisi si fermano, il medico competente viene avvisato e lo storico resta conservato.
Chi valida i documenti?
Il catalogo indica il ruolo per ogni tipo: formazione, idoneità, DVR e nomine all’RSPP; contratti, verbali DPI e nomina RLS all’azienda.
uSafe valida i documenti?
No. La validazione spetta ai responsabili indicati dal catalogo; il customer care di uSafe vede i dati solo se lo autorizzi.
Chi riceve gli avvisi?
HR e RSPP dell’azienda: un’email sette giorni prima della scadenza e una il giorno stesso.
Posso esportare lo scadenzario?
Sì. Esporti l’elenco con i filtri che hai applicato, per stato, tipo, sede o periodo.
Posso sostituire un partecipante?
Sì, finché il corso non è iniziato.
Come vengono avvisati i dipendenti?
Con una convocazione via email con data, luogo e il file per il calendario.
Serve un account per firmare?
No, basta il link ricevuto via email o SMS. Chi ha un’area personale trova i verbali anche lì.
Quali verbali si possono firmare?
Il verbale di consegna dei DPI e quello del tesserino di riconoscimento.
È obbligatoria?
No. Chi non ha un account continua a firmare i verbali e a leggere le convocazioni dai link via email.
Cosa non vede il dipendente?
I dati dei colleghi, prezzi, ordini e abbonamento, e i documenti respinti o annullati.
E se all’ispezione qualcosa non è in regola?
Il kit si prepara lo stesso. Le voci scadute, mancanti o in validazione sono elencate nella sezione Da completare dell’indice, dalla più grave.
Vediamo i passi sulla tua azienda.
Una videochiamata con il team e un preventivo su misura.
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